BIROBULI SELATAN, MERCUSUAR – Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispusaka) Provinsi Sulawesi Tengah (Sulteng), I Nyoman Sriadijaya, memimpin Rapat Sosialisasi dan Persiapan Pemusnahan Arsip, Jumat (3/11/2023). Rapat tersebut dilanjutkan dengan materi sosialisasi “Penyusutan arsip sebagai strategi mewujudkan akuntabilitas, kepastian hukum dan penyelamatan arsip statis”, yang dibawakan oleh Direktur Kearsipan Daerah I Arsip Nasional RI, Rudi Anton, secara virtual.
Agenda rapat sekaligus sosialisasi ini, merupakan tindak lanjut dari program pemusnahan arsip yang rutin dilaksanakan pada Dispusaka Sulteng setiap tahunnya. Dalam kesempatan ini, Sekretaris Dinas, Keong Makalalag, turut hadir dan mengikuti materi sosialisasi, idampingi oleh Kepala Bidang Pembinaan dan Pengawasan (Binwas), Rodice Langahi, serta Kepala Bidang Pengelolaan dan Pemanfaatan Arsip (PPA) Margie Lestari, bersama ketua-ketua Pokja, staf ASN dan PTT.
Rudi Anton memaparkan, saat ini persoalan kearsipan dalam skala nasional, salah satunya adalah di penyusutan arsip. Alasannya yakni pemenuhan keperluan untuk memenuhi kebutuhan tertentu, kegiatan penemuan arsip tersebut sangat sulit dilakukan, baik dalam rangka sebagai alat bukti hukum, maupun dalam rangka penyelamatan arsip yang bernilai guna sekunder/arsip statis.
Fenomena yang sering terjadi di lapangan kaitannya dengan penyusutan arsip, yakni kerap didapati arsip menumpuk dan/atau bercampur dengan arsip (asli/ duplikasi) di atas meja atau benda lainnya. Terlebih lagi, yakni Inefficiency, ketika terjadi penumpukan arsip, bukannya menyusutkan arsip, malah membeli peralatan kearsipan baru, seperti menyiapkan ruangan yang baru dan bahkan anggaran digunakan hanya untuk menampung/ menyimpan arsip yang tak benilai guna.
Berkenaan dengan hal tersebut, Rudi Anton menjelaskan, Quick Retrieval (temu-kembali secara cepat) masih sangat sulit dilakukan, karena arsip tersebut tidak terkelola dengan baik dan tidak adanya sistem penemuan kembali yang akurat, ketika arsip tersebut dibutuhkan.
Kendala yang berikutnya terjadi adalah kesulitan dalam membuktikan/mempertanggungjawabkan hal tersebut (dalam konteks penegakkan hukum, audit), ketika arsip tersebut sangat sulit ditemukan. Ketiga, erat kaitannya dengan estetika, yakni mengganggu pandangan di setiap sudut ruang kerja, karena memunculkan ketidaknyamanan atas penumpukan arsip. Keempat, ketidakpastian hukum dalam pengelolaan arsip, kaitannya dengan arsip sebagai alat bukti hukum. Terakhir, penyelamatan arsip statis tidak berjalan secara sistemik dan terkendali.
Inti dari sosialisasi tersebut bertujuan berkoordinasi dan teraplikasikannya salah satu skema atas penyusutan/pemusnahan arsip, dengan tetap membangun trust atau kepercayaan, dalam rangka pelaksanaan kegiatan penyusutan arsip yang terstruktur, berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA) secara berkala.
Dalam kesempatan ini, I Nyoman Sriadijaya, juga melakukan evaluasi akhir atas pemeriksaan dan/atau pengecekan dokumen kelengkapan kesiapan pemusnahan arsip, baik terkait persyaratan materiil maupun persyaratan formilnya dari Bidang PPA. ABS
