SIGI, MERCUSUAR – Inspektorat Kabupaten Sigi meluncurkan aplikasi Sistem Informasi Administrasi Perkantoran (SIKAP).
Kasubbag Administrasi dan Umum Inspektorat Kabupaten Sigi, Heri Susilawati, Jumat (18/8/2023) mengatakan, aplikasi tersebut merupakan laporan aksi perubahan, yang dilatarbelakangi kondisi yang terjadi pada Subbagian Administrasi dan Umum Inspektorat Sigi, yaitu terkait surat masuk maupun surat keluar dalam sehari mencapai 20 surat dan masih mengandalkan pada buku agenda surat.
“Jika menggunakan buku agenda surat, ketika Pimpinan maupun pihak lain membutuhkan surat tertentu tidak bisa langsung diberikan, karena membutuhkan waktu dalam pencarian. Selanjutnya, surat disimpan di tempat berbuka, sehingga rentan terhadap kerusakan, bahkan bisa tercecer ataupun hilang,” tutur Heri.
Ia melanjutkan, di samping itu penyediaan data berupa rekapitulasi surat yang masuk maupun surat keluar sulit untuk diidentifikasi. Terlebih lagi, diangkat menjadi temuan oleh Badan Pengawas Keuangan (BPK) RI, karena tidak lengkapnya dokumen klarifikasi atas dokumen pendukung berupa SPT, atas presensi kehadiran pegawai Inspektorat dalam pembayaran TPP selama tahun 2022.
Adapun efek lainya, informasi dari surat tersebut yakni lambat diterima, karena lambatnya pendistribusian surat atau disposisi surat.
“Oleh karena itu, reformer melakukan aksi perubahan dengan inovasi yang berjudul Sistem Informasi Administrasi Perkantoran (SIKAP) berbasis web, khusus untuk di lingkup Inspektorat Kabupaten Sigi,” kata Heri.
Ia menerangkan, pada pelaksanaan aksi perubahan ini dilakukan delapan tonggang capaian, yaitu pembentukan tim kerja, pembentukan aplikasi dan uji coba, koordinasi dengan pihak Diskominfo, pembuatan SOP, sosialisasi dan implementasi, bimbingan teknis, monitoring pelaksanaan kegiatan, serta melakukan evaluasi. AJI
